23 Nis SharePoint ile Doküman Yönetiminin avantajları
Belgeler şirketinizde ne kadar çok yerde bulunursa, kullanıcılarınızın gerekli belgelere ulaşması o kadar zorlaşır. SharePoint ‘teki belge yönetimi, hayal kırıklığını azaltacak, verimliliği artıracak, kötü verilerle karar alma riskini en aza indirecek ve şirketinizin fikri mülkiyetinin güvenliğini sağlayacaktır.Şirketinizde dokümanlarınızı kaç farklı yerde depolanıyor?
Birkaç tanesini tahmin etmeyi deneyelim….
- Email eklerinde
- Kullanıcı kişisel bilgisayarlarındaki Sabit Sürücülerde
- Paylaşılan Ağ Sürücüleri
- Dropbox , Google Drive , OneDrive veya benzeri ortamlarda
- Takım veya Proje Sitelerinde..
Sizce karmaşıklığı düzeltmenin zamanı gelmedi mi?
Basitçe söylemek gerekirse, Sizin bir doküman yönetim sistemine ihtiyacınız var. Doküman Yönetim sistemi nedir? belgeleri depolamak, yönetmek ve izlemek için yapılandırılmış bir yoldur. Bir sabit disk veya ağ dosyası paylaşımı, bir belge yönetimi biçimidir ancak bunlar, SharePoint olmadan verimlilik artırıcı işlevlerini kapsayamaz.
Peki, SharePoint üzerinde Doküman Yönetiminin Avantajları Nelerdir?
- Belge Paylaşımı
- Güvenlik
- Eş Yazma
- Her Yerde, Her Zaman Erişim
- Sürüm takibi
- İş Akışı
- Meta Veriler- Klasörlerden Daha İyi
- Arama
Belge Paylaşımı
İş arkadaşlarınızdan bir belge hakkında nasıl geribildirim toplarsınız? Bir belge oluşturup, düzenlemek ve yorum yapmak için iş arkadaşlarınıza gönderiyor musunuz? Tüm kullanıcılar bireysel dosyaları düzenledikten sonra size geri gönderiyor mu? Öyleyse, manuel olarak tüm düzenlemeleri ve yorumları tek bir belgede birleştiriyorsunuz ve bu da sizde çok fazla zamana mal oluyor.
İşte bu noktada SharePoint, belge geri bildirimlerini, incelemeleri ve değişiklikleri yönetmek için çok daha akıllı bir yol sunar. Bir dosyayı bir belge kitaplığına kaydedebilirsiniz. İzinlerin kullanılması, iş akışı ve onaylarla birden fazla kullanıcı dosyayı okuyabilir ve düzenleyebilir. Dosyanın herkesin geri bildirim yaptığı bir kopyasına da sahip olursunuz. Geri bildirimler, doküman üzerinde otomatik olarak birleştirilir.
Güvenlik
SharePoint ile belgeleriniz güvendedir. Belgeleri kuruluşunuzun içinde veya dışında bulunan kişiler veya ekiplerle paylaşabilirsiniz. Güvenlik ayarları, ayrı bir dosya seviyesine kadar ayarlanabilir (örneğin, İK sitesindeki özel bilgileri içeren bir dosya, yalnızca bir çalışanla paylaşılabilir), bir klasör için (böylece bir klasörü dış satıcıyla paylaşabilirsiniz), sitenin tamamı (Pazarlama ekibindeki herkes siteye erişebilir) veya bir site koleksiyonu (bir grup site).
Güvenlik ayarları yalnızca kullanıcının bir dosyayı açmasını engellemekle kalmaz, aynı zamanda siteyi arama sonuçlarından gizler, böylece bir kullanı görme iznine sahip olmadığını dosyaları bilmez.
Eş Yazma
SharePoint, birçok kullanıcının aynı anda aynı belge üzerinde çalışmasını kolaylaştırıyor. Bir Satış Temsilcisine, Mühendis ve Pazarlama Koordinatörüne ihtiyaç duyduğunuzda, aynı anda aynı teklif üzerinde çalışabiliyorlar. SharePoint, kullanıcıların üzerinde çalıştığı bölümleri akıllıca kilitler ve değişiklikler yapıldıkça belgeyi günceller.
Her Yerde, Her Zaman Erişim
SharePoint masaüstünde (PC veya Mac), web ‘de ve mobilde çalışır. Her yerde, her zaman tüm belgelerinize erişim yapabilirsiniz.
Sürüm takibi
Dosyanızda “Teklif v3 – final – rev 2 – final – final” gibi isimlerle belgeleriniz var mı? Bir belgeyi yalnızca en son sürüm olmadığını fark etmek için düzenlediniz mi?
SharePoint ‘teki sürüm özellikleri tüm sürüm geçmişinizi tek bir belgede tutmanıza yardımcı olur. Belge her kaydedildiğinde listeye yeni sürümler otomatik olarak eklenir. Eski bir sürüme ihtiyacınız olursa, her zaman eski sürüme ulaşabilir ve geri alabilirsiniz. Kullanıcılar kendi sürümünde yapılan değişiklikler hakkında yorum yapabilir. Kullanıcılar, büyük sürümleri (yayınlayabilecekleri ve bir olasılıkla paylaşabilecekleri) ve küçük sürümleri (henüz ispatlanmamış ve onaylanmamış düzenlemeler içerebilir) bile izleyebilirler.
İş Akışı
SharePoint iş akışları (Microsoft Flow dahil – Office 365’in bir bölümü) iş süreçlerini kolaylaştıran mini uygulamalardır. İş akışları, bir belge üzerinde onay almaktan, geri bildirim almaktan veya her kullanıcı bir belgeye katkıda bulunmayı tamamlarken ekibi uyarmaktan farklı olabilir.
Meta Veriler – Klasörlerden Daha İyi
Meta veriler, SharePoint ‘teki belgeler hakkında izleyebileceğiniz ek bilgilerdir. Birden fazla meta veri alanı oluşturabilmeniz dışında, bunu dosya paylaşımınızdaki klasörler gibi düşünün.
Örneğin, dosya paylaşımınızda, departmana göre ve sonra projeye göre bir klasör hiyerarşisine sahip olabilirsiniz. Ancak bazı projelerde birden fazla departmanda ele alınmaktadır. Bu departmanlar arası projelerin tüm dosyalarını tek bir yerde nasıl birleştirebilirsiniz?
SharePoint’te departman için bir sütun ve proje için başka bir sütun oluşturabilirsiniz. Sonra bu sütunlardan birini (veya her ikisini) kullanarak filtreleyebilir ve sıralayabilirsiniz. Böylece kolayca “Project ABC” için filtreleme yapabilir ve bu proje için 3 farklı departman tarafından çalışmakta olan dosyaları bulabilirsiniz.
Bu yeni dosya düzenleme yöntemine alışmak biraz zaman alabilir. Ancak, bir kez SharePoint e geçtiğinizde ekibiniz dosyaları hiç olmadığı kadar kolay bulabilir.
Arama
İnternette nasıl bilgi bulabilirsiniz? Favori arama sitenizi kullanırsınız.SharePoint araması da aynı şekilde çalışır. Bir arama çubuğu ile tüm dosyalarınıza erişmenizi sağlar.
Harvard Business Review, çoğu çalışanın, zamanlarının yaklaşık %20’sini, işlerini yapmak için ihtiyaç duydukları belgeleri arayarak geçirdiğini bildirdi. Bunu teste alın- bir hafta boyunca izleyin ve sabit diskinize, Outlook’a, dosya paylaşımınıza ve var olan bir belgeyi bulmak için diğer yerlere bakmak için ne kadar zaman harcadığınızı görün. SharePoint araması, aramaya harcanan zamanı kısaltır ve bir sürü sıkıntıyı da azaltır.
Sizde dokümanlarınızı SharePoint ile yönetmek istiyorsanız, bizimle irtibat kurun.