11 Haz Exchange Server’ınızda GDPR/KVKK uyumlu sorumluluk reddi beyanları
GDPR/KVKK’nın yürürlüğe girmesi ile tüm dünyadaki şirketlerin kişisel verileri nasıl ele aldıklarını gözden geçirmeleri gerekti. Kuşkusuz ki bu, karmaşık bir sürecin kurulmasını ve iç prosedürlerin ayarlanmasını gerektiren büyük bir sorumluluktur. Öte yandan, bu değişikliklerin nihai olarak tüketicilerin kişisel verilerinin gizliliğini ve güvenliğini sağlamak için tasarlandığını hatırlamakta fayda var. Bu nedenle, GDPR/KVKK sadece ağır bir yük olarak değil, bir fırsat olarak görmelisiniz. Müşterilerin, açık bir şekilde formüle edilmiş bir gizlilik politikası olan ve kişisel verilerin güvenliğine özen gösteren kuruluşunuza güvenme olasılığı daha yüksektir. Müşterileriniz, sizinle rakipleriniz arasında bir karşılaştırma yaptığında GDPR/KVKK’ya uyumluluk derecesi açısından karar vermelerinde önemli bir faktör olabilir.
GDPR uyumlu e-posta sorumluluk reddi beyanı
Kurum içi Exchange Server size tam bir GDPR/KVKK uyumuna yaklaşmak için birçok fırsat sunmaktadır. Bunu başarmanıza yardımcı olan özelliklerden biri de e-postalarınıza GDPR/KVKK uyumlu sorumluluk reddi beyanı eklemektir.
Feragatname: Sadece bir e-posta sorumluluk reddi beyanı ekleyerek GDPR/KVKK uyumu sağlayamazsınız. Aynı zamanda, e-posta feragatnamelerinin doğru kullanımı GDPR/KVKK uyumlu olmanıza yardımcı olabilir. GDPR/KVKK yönelimli e-posta yasal uyarısını nasıl kullanabileceğiniz aşağıda açıklanmıştır:
Öncelikle abonelik iptali bağlantısı eklemelisiniz. GDPR/KVKK, kullanıcılarınızın bir abonelik için onay vermesini kolay bir şekilde sağlamanızı gerektirir. Her e-posta yazışmasına eklenmiş olan e-posta feragatnamesi, bunun için mükemmel bir yoldur.
Kullanıcılarınıza GDPR/KVKK uyumlu olduğunuzu bildirin. GDPR/KVKK’nın tanıtımı, müşterileriniz arasında iyi bir izlenim yaratmak için harika bir fırsattır. İnsanların GDPR/KVKK uyumluluğundan gurur duyan ve açık bir gizlilik politikasına sahip bir markaya güvenme olasılığı oldukça yüksektir. E-posta imzaları ve feragatnameleri, kişisel verilerin güvenliği ve gizliliğini önemsediğinizi göstermek için harika bir yoldur.
Bilgi işleme. GDPR/KVKK beraberinde bilgi yükümlülüğünü de getiriyor. Basitçe söylemek gerekirse, iletişim kurduğunuz kişileri kişisel verilerinizi (ve nasıl) işlediğinizi bildirmeniz gerektiğini belirtir. Bu bilgi kolayca erişilebilir ve açık bir şekilde formüle edilmelidir. Kuruluşunuzun işlem bilgisine bir bağlantı eklemek, müşterilerinizin kişisel veri güvenliğini nasıl sağladığınız hakkında daha fazla bilgi edinmesini kolaylaştırır.
GDPR/KVKK odaklı e-posta sorumluluk reddi örnekleri
Aşağıda, GDPR odaklı e-posta feragatnamelerinin örneklerini bulabilirsiniz:
Bu e-postada bulunan tüm bilgiler ve ekler gizlidir ve yalnızca orijinal alıcıya yöneliktir. Bu mesajın herhangi bir bölümünü herhangi bir üçüncü şahıslarla paylaşmamalısınız. Bu mesajı yanlışlıkla aldıysanız, lütfen hemen bize bildirin, böylece böyle bir hatanın tekrar gerçekleşmemesini sağlayabilir ve bu mesajı sisteminizden silebiliriz.
[Şirket] Müşterilerimizin güvenliği ve gizliliği konusunda en yüksek önceliği yerleştirir. Bu nedenle, bu mesajın hatalardan ve virüslerden arınmış olmasını sağlamak için çalışıyoruz. Çabalarımıza rağmen, gönderenin bu e-postanın içeriğini görüntüleyerek meydana gelebilecek herhangi bir zarar için sorumluluk kabul edilmediğinden, her türlü e-postayı her zaman uygun bir yazılıma sahip tehditler için taramanız gerekir.
Verilerinizin güvenliği bizim en büyük sorumluluklarımızdan biridir. Bu nedenle verilerinizin her zaman güvenli ve güncel olmasını sağlamak için ekstra çaba harcıyoruz. Kişisel bilgilerinize erişmek veya değiştirmek isterseniz veya veri tabanımızdan tamamen kaldırmak istiyorsanız bize ulaşın. Bizden daha fazla e-posta almak istemiyorsanız abonelikten çık’ı tıklayın.
Burada [şirket], gizliliğinize önem veriyoruz. Bu nedenle bize verdiğiniz verilerin her zaman güvenli olmasını sağlamak için gerekli önlemleri aldık. GDPR’a uyum veya veri koruma ile ilgili herhangi bir sorunuz varsa, lütfen Veri Koruma Görevlisi ile iletişime geçin.
Firmamız GDPR/KVKK uyumludur. GDPR/KVKK’ya uyumluluğumuz ve sonuç olarak sizden topladığımız kişisel verilerin güvenliği ve mahremiyetine dikkat çekmek için bu sayfayı ziyaret edin.
Diğer bir iyi fikir ise, e-posta imzanızda göz alıcı bir GDPR/KVKK uyum rozeti bulundurmak ve bunu özel GDPR/KVKK uyumluluk web sitenize veya gizlilik politikanıza bağlamaktır.
Exchange Server’da otomatik e-posta sorumluluk reddi ayarlama
Exchange Server size e-postalara feragatnameleri eklemek için yerel bir yöntem sunar. Ayrıntılı bir kılavuz için lütfen “Exchange Server’da e-posta feragatnamelerini nasıl kurarsınız” a bakınız.
Exchange Server, otomatik e-posta feragatnamelerini ve e-posta imzalarını mesajlarınıza eklemenize izin verse de bazı sınırlamalar vardır. Sınırlamalara örnek vermek gerekirse:
İmza / sorumluluk reddi beyanı yönetimi imkânsızdır. Bu, yasal ekibinize şirketinizin Exchange Server’ına yönetici erişimi vermeden e-posta feragatnameleri oluşturma seçeneği sunamayacağınız anlamına gelir
Gönderilen Ögelerde imzalar / feragatler görünemez. Sunucu taraflı e-posta imzaları ve feragatnamelerinin giden e-postalara eklenme şansları daha yüksek olsa da Gönderilmiş Ögelerde bunları görmenin doğal bir yolu yoktur. Bu nedenle, GDPR uyumlu sorumluluk reddinin başarıyla eklenip eklenmediğinden emin olmak zordur.
Feragatname ve imzalar konuşmanın sonuna yerleştirilir. E-posta imzaları ve feragatnameleri doğrudan iletiler ve yanıtlar altına eklemenin bir yolu yoktur. Bu, alıcıların abonelikten çıkma bağlantısını ve feragatname aracılığıyla iletmek istediğiniz herhangi bir bilgiyi bulmasını zorlaştırır.
Yerel sınırlamaların üstesinden gelmek ve ek e-posta işleme özelliklerini kaldırmak için CodeTwo Exchange Rules Pro’yu kullanabilirsiniz. CodeTwo Exchange Rules Pro, binlerce Exchange Server yöneticisi tarafından güvenilen bir posta akışı ve e-posta imza yöneticisidir. Bu yazılım, e-postalarınıza sunucu taraflı profesyonel e-posta imzaları ve feragatnameler eklemenizi ve yerel Exchange Server posta akışı kurallarının özelliklerini genişletmenizi sağlar. Daha fazla bilgi için lütfen bizimle iletişime geçiniz.
Yazar: Adam the 32-bit Aardvark