05 Haz Gelişmiş e-posta yönlendirme, GDPR / KVKK (Kişisel Verileri Koruma Kanununa) uyumlu olmanıza nasıl yardımcı olabilir?
GDPR/KVKK ‘nın temel şartlarından biri kişisel verileri güvende tutmaktır. Elektronik iletişim söz konusu olduğunda, bu tür verilerin, çalışanlarınız ve kurumunuz dışındaki kişiler de dahil olmak üzere yetkisi olmayan kişiler tarafından erişilmediğinden emin olmak için mümkün olan her yolu kullanmanız gerekir. E-postalar, şirketinize ve şirketinizden, her iki yönde de gönderildiği için, kuruluşunuzdaki tüm mesajların akışını yönetebilmek sizin için yararlı olacaktır. Uygun bir araçla, tüm e-postaların her zaman uygun alıcıya gönderildiğinden ve hassas verileri içeren hiçbir e-postanın kuruluşunuzdan ayrılmadığından emin olabilirsiniz. Bunun için onpromise (yerinde) Exchange Server kullanılıyor iseniz, CodeTwo Exchange Rules yardımcı olabilir.
CodeTwo Exchange Rules Pro, kişisel verilerinizi istediğiniz gibi işleyebilmenize, korumanıza ve izlemenize yardımcı olabilecek birçok özellik içeren bir e-posta imzası ve e-posta akış yöneticisidir. Bu özelliklerden biri de gelişmiş e-posta yönlendirmesidir. E-postaları birçok farklı faktöre bağlı olarak belirli alıcılara yönlendirebilirsiniz, örneğin:
Mesajınız veya mesajınızın konusunda belirli anahtar kelimeler içerip içermediğine (isim, adres, doğum tarihi, vb.)
İletinin göndereni kim (Active Directory’nizde bulunan belirli e-posta adresi, e-posta adresi (veya değil), mesaj şirketinizin dışından gelmektedir, vb.)
iletinin ekleri içerip içermediğini
mesajın tipi (yeni e-posta, cevap, ilet, vb.).
GDPR/KVKK ile ilgili olarak e-posta iletme özelliği için aşağıdaki kullanım örneklerine göz atın ve sizde kişisel verilerin otomatik ve kontrollü bir şekilde işlenmesinin ne kadar kolay olduğunu görün.
Kişisel verilere zamanında ulaşın
GDPR/KVKK, kişisel verilerle ilgili tüm konuların derhal ele alınmasını gerektirmektedir. Ayrıca, bu verilerin her zaman nerede muhafaza edildiğini de bilmeniz gerekir. Bu nedenle, kişisel veriler içeren tüm e-postaların yanı sıra bu tür verilerle ilgili izin ve istekleri tek bir yerde tutmak sizin için daha iyi olacaktır. Bu, kişisel bilgileri güncellemek veya silmek için bir talep aldığınızda veya alınan onayın geçerliliğini kanıtlamak istediğinizde, hızlı bir şekilde yanıt vermenizi sağlayacaktır.
Onayları ve kişisel verileri içeren tüm e-postaların otomatik olarak yalnızca Veri Koruma Görevlileri tarafından erişilebilen belirli bir posta kutusuna veya bu veri türünü işlemek üzere belirlenen herhangi bir kişiye yönlendirilmesinin en iyi seçenek olacağına karar verdiniz. CodeTwo Exchange Rules Pro’yu kullanarak, bu tür posta kutularına belirli e-postaları yönlendirecek bir kural oluşturabilirsiniz. Buna ek olarak, tüm cevaplarınızı, kişisel verilerinizi işlemek için yetkisi olan çalışanlarınız tarafından gönderilen e-postalara iletecek başka bir koşul oluşturmak mümkündür.
Koşullara göre, programın bu mesajları belirli bir posta kutusuna iletmesini istersiniz; ancak, aynı zamanda orijinal muhataplara ulaşmasını istemezsiniz. Bunu yapmak için, tüm iletileri belirtilen bir posta kutusuna yönlendirmek için İlet eylemini kullanabilirsiniz. Ardından, ilet eyleminin ardından başka bir eylem daha eklemelisiniz bu da Blok mesaj eylemi olmalıdır. Bu şekilde, asıl muhatap’a ulaşan e-posta hassas içeriğe sahip olmayacaktır.
Tüm hassas verileri Veri Koruma Görevlisine ilet
Bilginiz olmadan hiçbir kişisel verinin kuruluşunuzdan ayrılmadığından emin olmanız gerekir. Bu nedenle, Veri Koruma Görevlisine olası bir veri ihlaline yol açabilecek tüm e-postaları yönlendirmelisiniz. Ek olarak, bir veya daha fazla ekin de dahil olacağı herhangi bir iletinin şirketinizi bilginiz olmadan terk etmesine izin vermemelisiniz, çünkü bu ekler kişisel verileri de içerebilir. Elbette, bu tür verileri işlemek için atanan kullanıcılar herhangi bir kısıtlama olmaksızın bunu yapabilmelidir.
CodeTwo Exchange Rules Pro’da, kuruluşunuzdaki kullanıcılar tarafından gönderilen mesajlara da uygulanan bir kural oluşturabilirsiniz. Program, e-postalardaki belirli ifadeleri algılamak için kullanılabilecek birçok hassas içerikli sözlükle birlikte geldiğinden, kişisel verileri tespit etmeyi mümkün kılmak için bunlardan birini kural koşulu olarak kullanmak sizin için iyi bir fikir olacaktır. Şirketinizde kullanılan özel kelimeleri ve kelime öbeklerini ekleyerek bu sözlüğü de değiştirebilirsiniz. Tek yapmanız gereken, en az bir eki olan e-postalara uygulanacak başka bir koşul eklemektir.
Artık, Veri Koruma Görevliniz veya Veri Güvenliği grubunuzun üyeleri tarafından gönderilen bu tür e-postaları iletmek istemediğinizden, bu kural için bir istisna oluşturabilirsiniz.
Eylemler sekmesinde, iki işlem eklemeniz gerekir: Mesajı ilet ve mesajı engelle. İlki, e-postanın şirketinizden çıkıp çıkamayacağını doğrulamak için orijinal mesajı Veri Koruma Görevlinize iletir. İkinci eylem ise, olası bir veri ihlalini önlemek için mesajı engeller.
GDPR/KVKK için hazırlanın
E-posta yönlendirme, GDPR/KVKK için çok güçlü bir özellik olabilir. Koşulların ve istisnaların olası kombinasyonlarının sayısı neredeyse sınırsızdır. E-posta yönlendirme kurallarını tam olarak gereksinimlerinize göre uyarlamak için bu fırsatı kullanın. Gelen ve giden e-postaların akışını merkezi olarak yönetmek için CodeTwo Exchange Rules Pro’nun uygulanması GDPR ile uyumlu kalmanıza yardımcı olabilir. Daha fazla bilgi için iş ortağınız ile iletişime geçebilirsiniz.