18 Eyl İş Akışı Yönetim Yazılımları
İş akışı yönetimi yazılımı, verimliliği ve etkinliği arttıran devrim niteliğinde bir yöntemdir.
Bugün, Ford’un Michigan Meclis Fabrikasında yaklaşık 500 işçi çalışmaktadır. Üretim hattı kısmen otomatikleştirilmiştir ve her bir araç raylar boyunca hareket ettikçe, işçiler motorları aracın gövdesiyle eşleştirir, rozetleri yerine yerleştirir veya parçaları birleştirir.
Henry Ford yaşasaydı kesinlikle sürecin verimliliğinden etkilenirdi. Bir asırdan daha kısa bir sürede, 1913’te modern montaj hattının tanıtımı üretim sürecinde devrim yarattı ve dünyayı değiştirdi. Ford bu yöntemi kullanarak Model Ts’yi üretti ve üretim sürecini 12.5 saatten 93 dakikaya indirdi.
İş akışı yönetimi yazılımı Henry Ford’un dahice fikrinin ardındaki mantığa dayanır ve onu modern işletmelere uygular.
Montaj hattı çoğunlukla üretimle ilişkilendirilir ve açıkça, işçilerin hangi aşamada bir SUV’ye bir parça yapıştırması gerektiğine karar vermek için çok farklı işlemler içermektedir.
Bununla beraber, her işi destekleyen sayısız süreç bulunmakta- yeni personelin takibi, satış çağrılarını takip etmek için raporların doğruluğunu kontrol etmek- iş akışı yönetimi yazılımı Henry Ford’un vizyonunun bir kısmını almayı ve bu süreçlere uygulamayı hedeflemektedir.
Peki, iş akışı yönetimi yazılımının temelleri nelerdir ve işinize nasıl uygulanabilir?
İş akışı yönetimi yazılımı, modern işletmelerin çalışma biçimlerine uyum sağlamak için gelişmektedir.
Bulut, çalışanların iletişim kurma ve işbirliği yapmalarında çok büyük bir esneklik sağlar ve artık toplayabileceğimiz veri miktarı, son derece gelişmiş bilgi ve analizlerin süreçlerinize rutin olarak dahil edilebileceği anlamına gelir.
En azından, iş akışı yönetimi yazılımı aşağıdaki özellikleri içermelidir (ve burada tam özellikleri gözden geçirebilirsiniz):
1. İnsan merkezli tasarım
İş akışı yönetimi yazılımı, herhangi bir kullanıcının tasarlaması için kolay bir şekilde tasarlanmalıdır.
Çalışanların en az teknik bilgiye sahip olanı bile sürükleyip bırakma ara yüzü ile her gün gerçekleştirdikleri iş süreçlerini görsel olarak yeniden oluşturabilmelidir.
Araçlarınız, en basitten en karmaşık süreçlere kadar olanları temsil edebilmelidir. Ayrıca, çalışanların otomasyon yoluyla organizasyon genelinde işbirliğini teşvik etmek için yeni fırsatlar keşfetmelerine yardımcı olmalıdırlar.
2. Raporlama ve yönetim
Modern iş akışı yönetimi yazılımı kullanımı inanılmaz derecede kolaydır ve çoğu kuruluş, iş süreçlerini hızlandırmak ve geliştirmek için yüzlerce iş akışı oluşturmaktadır.
Sisteminizin nasıl kullanıldığını anlamak için, iş akışlarınızın nasıl kullanıldığını gözden geçirmenize yardımcı olacak raporlama ve yönetim araçlarına erişiminizin olması ve bunların nasıl geliştirilebileceği konusunda size fikir vermesi son derece önemlidir. Ve tabii ki,bu da yatırım geri dönüşünün net bir göstergesidir.
3. Kullanıcı etkileşimi
İş akışı yönetimi yazılımı, bir süreçte öngörülebilir ve tekrarlanan aşamaları otomatikleştirmeyi amaçlamaktadır. Ancak, tıpkı Ford’un montaj çizgisinde olduğu gibi, amaç insanları süreçten çıkarmak değil, iş akışının en önemli parçalarını izlemelerini ve önemli kararlar almasını sağlamaktır.
İş akışı otomasyon yazılımı, kullanıcıların e-posta hesaplarındaki görevleri onaylamalarına ve reddetmelerine aynı zamanda da süreci izlemesine olanak sağlar. İş akışı otomasyon yazılımının amacı, kullanıcılarınızın eline daha fazla güç yani olanak koymaktır.
4. Genişletilebilirlik
Modern işletmeler, insan kaynakları araçlarından proje yönetimi uygulamalarına, belge depolarına ve müşteri destek masası programlarına kadar faaliyetlerini desteklemek için kullanabilecekleri araçlar ve uygulamalar barındırır ve bunları kullanmaya olanak sağlar. Bunlardan bazıları bulutta, diğerleri şirketin kurum içi sunucusunda bulunacaktır.
Bu araçlar kadar harika olan bir diğer şey, genellikle farklı araçlardan gelen bilgiler kurumun diğer bölümleri tarafından kolayca erişilemeyen alanlarda depolanıyor olmasıdır.
Bununla birlikte, gelişmiş iş akışı yönetimi yazılımı kullanarak, bu farklı ortamlar kolayca bağlanabilir. Kullanıcılar siloları kolayca ayırabilir ve kullandıkları araçlar arasında yeni bağlantılar keşfedebilirler.
5. Desteklenebilirlik
İş akışı yönetimi yazılımı, kullanıcıları iş süreçlerini gelişmiş tasarımlarla geliştirmelerine teşvik eder. Ancak, BT yöneticilerinin sorunları gidermek ve kullanıcıların ürünle nasıl etkileşimde bulunduğunu anlamak için tüm iş akışı ile ilgili etkinliklerde hâlâ en üst düzeyde denetim sahibi olması gerekir. Bu, sorun yaşayan kullanıcılara yardımcı olabileceğiniz ve işlemleri daha da iyileştirme konusunda rehberlik edebileceğiniz anlamına gelir.
İmalat sanayisi montaj hattını tanıttığında sanayinin üretebileceği ürünlerin hız ve miktarındaki en büyük değişikliklerden birini getirdi.
Bu da, toplumda geniş kapsamlı etkilere sahipti – tüketiciler, daha önce hiç olmadığı kadar ucuz ve kaliteli mallara daha kolay erişebiliyordu. Son yüz yılda, montaj hatları, ‘tam zamanında üretim’ gibi modelleri de içerecek şekilde daha da geliştirildi.
Örgütsel iş süreçleri söz konusu olduğunda, bu yaklaşımı işçilerin işlerini yapma biçimine dahil etmek için şimdiye kadar hiç olmadığı kadar büyük bir potansiyel var.
İş akışı yönetimi yazılımı, modern işletmelerin birçok yönünü otomatikleştirebilir, üretkenlikte devrim yaratabilir ve çalışanların becerilerini en ileri düzeyde çalışmalarında kullanmalarına ve tekrar eden görevlerden kaçınmasına yardımcı olabilir.
Yazar: Alara İşcan / alarai@agcyazilim.com
detaylı bilgi: https://www.agcyazilim.com/services/nintex-workflow